Persondata

CLEAN

CLEAN er en non-profit netværksorganisation og vores primære opgave er at føre organisationer og interessenter indenfor miljøteknologi sammen i events, projekter og andre samarbejder. Disse aktiviteter kræver at vi kender vores netværk og kan holde kontakt med organisationer og interessenter.

Vi henvender os i udgangspunktet kun til ansatte i organisationer, som har deltaget i vore aktiviteter og vi opbevarer og vedligeholder kontaktdata på disse personer for at kunne servicere vores netværk. Dette kunne eksempelvis være med forslag til potentielle samarbejdsparter til fordel for organisationerne eller som del af vores udvikling og gennemførelse af nye aktiviteter i netværket.

Som udgangspunkt går vi i CLEAN ud fra at alle deltagere i CLEANs aktiviteter er velvidende om at CLEAN opbevarer de data som deltagere udleverer i forbindelse med aktiviteterne og at CLEAN bruger disse til at holde kontakt og til at udvikle nye aktiviteter.

I forbindelse med håndteringen af de af vore projekter som er støttet af forskellige støttegivere skal vi i forskelligt omfang dokumentere vore aktiviteter, og i nogle projekter også vore og partneres omkostninger i projekterne. I disse tilfælde opbevarer vi og håndterer persondata i form af timeregistreringer, lønsedler, ansættelseskontrakter og diverse omkostningsbilag.

Brug af data.

Kontaktdata bliver brugt til:

  • At tage kontakt til personer i netværket som CLEAN vurderer kunne være interesserede i aktiviteter, projekter eller samarbejder i netværket.
  • At dokumentere vore aktiviteter overfor diverse støttegivere som i nogle tilfælde kræver at dokumentation gemmes i mange år frem.

Persondata bliver brugt til:

  • At dokumentere egne og partneres omkostninger ved gennemførelse af projekter med henblik på at afgøre og bekræfte støttens størrelse i de forskellige projekter overfor støttegiver.

Opbevaring af data.

CLEAN bruger udelukkende krypterede online IT systemer til at opbevare kontakt- og persondata og alle systemer er styret med adgangskontrol. Vore primære systemer er:

  • Podio.com af Citrix
  • Box.com

Overførsel af data til 3. part.

Når CLEAN videregiver persondata til 3. part så som støttegivere, offentlige myndigheder eller revisorer bruges altid krypteret forbindelse og kun som anvist i de støtteprogrammer hvor data skal bruges som dokumentation:

  • Emails sendes krypteret når det vurderes nødvendigt
  • Filer deles over krypteret adgang igennem filstyringssystem

CLEAN stiller facilitet til rådighed for partnere til at disse kan videregive persondata til CLEAN over krypteret forbindelse, men i udgangspunkt har partnere selv ansvar for sikker overførsel af egne persondata til CLEAN.

Se også Info om behandling af klyngedata GDPR

Samtykkeerklæring til brug af billeder fra arrangementer

CLEAN benytter billeder og videoer fra egne arrangementer i trykte og digitale medier. Deltagere ved vores arrangementer giver ved tilmelding tilladelse til, at vi må benytte billederne.

CLEAN offentliggør kun harmløse billeder af personer. Det afgørende kriterium for offentliggørelsen er, at afbildede personer ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket ud fra en normal betragtning.

Deltagere ved CLEANs arrangementer giver ved tilmelding tilladelse til, at CLEAN må offentliggøre billeder og videoer fra arrangementet, hvor de er på. Det oplyses ved tilmeldingen, at man som deltager giver samtykke til at CLEAN må bruge billeder fra arrangementet. Ønsker en deltager et offentliggjort billede fjernet, hvor vedkommende er på, kan der rettes henvendelse til CLEAN, og billedet vil blive fjernet fra internettet i det omfang det er muligt.

Oplægsholdere ved CLEANs arrangementer giver samtykke til at billeder og video, hvor de er på, må offentliggøres sammen med deres navn, titel og organisation. Samtykket kan til en hver tid tilbagekaldes ved henvendelse til CLEAN.

Vores persondatapolitik bliver løbende ajourført og er senest opdateret d. 27. januar 2022.